Alle it-løsninger i BUF kræver
1. ressourcer til finansiering af indkøb og drift
2. tid fra de medarbejdere, der har ansvaret for driften af løsningen.
3. overholdelse af it-sikkerhed for de løsninger vi bruger i kommunen, så vi sikrer rammerne for børnenes data.
Alle anskaffelser af nye it-løsninger skal derfor igennem en vurdering fra BUF's Digitaliseringskontor, som sikrer at vi får indkøbt de rigtige it-løsninger. Kontakt derfor altid Digitaliseringskontoret i BUF inden du køber, installerer, downloader eller tester et nyt it-system og anden ny software. Det gælder også for både apps til undervisning og nye fagsystemer.
Inden du køber en ny it-løsning er det vigtigt at undersøge:
- om vi allerede har en lignende løsning i brug i kommunen (Se liste i bunden).
- om løsningen giver værdi i forhold til den tid, vi skal bruge på at drifte den.
- om den overholder krav til it-sikkerhed og håndtering af persondata.
Overvej hvilke behov, dit it-system skal dække, og hvilke gevinster du regner med at få ud af det. Udfyld derefter blanketten, som du finder ved at klikke på den orange boks 'Start din IT-anskaffelse' øverst i højre side. Digitaliseringskontoret vil på baggrund af din udfyldte blanket guide dig igennem it-anskaffelsens faser og vurderinger.
Læs mere om it-anskaffelser, så du ved, hvilke krav der stilles til dig.
Spørgsmål og svar om it-anskaffelse
En it-anskaffelse defineres som kommunens indkøb, erhvervelse, ibrugtagning, implementering, egen-udvikling og etablering af it-systemer.
I Københavns Kommune er der vedtaget en fælles proces for it-anskaffelse, som altid skal følges. Processen fører dig igennem de forretningsmæssige, juridiske, tekniske og sikkerhedsmæssige aspekter af it-anskaffelsen, hvor du får hjælp fra kolleger, der har disse områder som deres daglige arbejdsfelt. Det sikrer at vi får den bedste it-løsning, der lever op til alle gældende krav inden for Københavns Kommunes regel-hierarki, it-sikkerhed, udbudsloven mv.
It-systemer er i Københavns Kommune defineret som infrastruktur, administrative systemer, fagsystemer eller hjælpeværktøjer, der understøtter et sæt af forretningsprocesser.
It-systemet kan anvendes i form af software, app eller som website på en computer eller tablet, og kan fx være et digitalt læremiddel, der anvendes i undervisningen eller et værktøj, der bruges til at måle på elevernes trivsel i skolen eller institutionen.
Vær opmærksom på at hardware – altså en fysisk genstand – også kan indeholde software. Her er der også tale om et it-system, og derfor skal der også laves en it-anskaffelse for softwaren. Dette kan fx være et smartboard, en tablet eller et værktøj til kreative formål, der kræver et bestemt software for at kunne tages i brug.
Hvis systemet er oprettet i Kommunens systemportefølje FISKK, blevet sikkerhedsvurderet og har fået en ibrugtagningstilladelse eller står i listen over godkendte leverandører nederst på denne side, er det ikke nødvendigt at lave en it-anskaffelse.
Til at kunne kigge ind i vores systemportefølje, FISKK, kræver det at du er administrativ medarbejder. Hvis ikke du er det, så tag fat i dit lokale administrative personale eller BUF's Digitaliseringskontor.
Nej. Det er ikke tilladt at købe et it-system eller en app og tage det i brug, uden at det har været igennem it-anskaffelsesprocessen og har fået en ibrugtagningstilladelse. Det gælder også it-systemer eller apps der er gratis.
Hvis du køber et it-system eller underskriver en kontrakt inden it-systemet har været igennem it-anskaffelsesprocessen risikerer du, at brugen af systemet øjeblikkeligt skal stoppes, hvis det f.eks. ikke kan sikkerhedsvurderes med henblik på en ibrugtagningstilladelse. Du kan altså ende med at bruge penge på et it-system, som ikke må bruges på din skole eller institution.
Måske.
It-systemer, der kan indkøbes via kommunens økonomisystem, Kvantum, har ikke nødvendigvis en ibrugtagningstilladelse. Derfor skal du altid undersøge først, om et it-system har en ibrugtagningstilladelse, inden du køber og ibrugtager det.
Du kan tjekke i FISKK, om et it-system har en ibrugtagningstilladelse. Til at kunne kigge ind i vores systemportefølje, FISKK, kræver det at du er administrativ medarbejder. Hvis ikke du er det, så tag fat i dit lokale administrative personale eller BUF's Digitaliseringskontor.
Når et it-system har været gennem it-anskaffelsesprocessen og er blevet sikkerhedsvurderet, får det en ibrugtagningstilladelse, hvis systemet lever op til gældende krav til IT-sikkerhed og håndtering af persondata i Københavns Kommune. Det er Koncern IT, der foretager denne vurdering. Herefter kan it-systemet tages i brug.
Ibrugtagningstilladelsen er altså en nødvendighed for at et it-system må bruges. Derfor skal du altid undersøge først, om et it-system har en ibrugtagningstilladelse inden du køber og/eller ibrugtager det.
Du kan tjekke i FISKK, om et it-system har en ibrugtagningstilladelse. Til at kunne kigge ind i vores systemportefølje, FISKK, kræver det at du er administrativ medarbejder. Hvis ikke du er det, så tag fat i dit lokale administrative personale eller BUF's Digitaliseringskontor
Du udfylder blanketten for anskaffende enhed, hvor du beskriver dit behov til et it-system. Herefter vil du blive kontaktet af Kontor for digitalisering, der i samarbejde med Fagligt Center og Koncern IT undersøger markedet og afdækker, om der allerede er et it-system i Københavns Kommunes portefølje, der kan dække dit behov for en it-løsning.
Kort om FISKK
Bliver din indmeldelse via blanketten godkendt til anskaffelse, hjælper BUF's Digitaliseringskontor med at registrere denne i FISKK.
FISKK (Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune) er det samlede overblik over kommunens mange it-systemer. Systemet bruges også til at understøtte it-anskaffelser på tværs af forvaltningerne. Derfor skal alle it-anskaffelser indmeldes i FISKK og efterfølgende opdateres igennem hele anskaffelsesforløbet, når nye oplysninger om anskaffelsen foreligger.
Du kan som administrativ personale følge din it-anskaffelse ved at abonnere på den i FISKK. Så vil du automatisk blive orienteret, når der sker nyt om din anskaffelse. Dermed kan du se, hvor langt din it-anskaffelse er i processen.
Sådan gør du: Når din it-anskaffelse er oprettet i FISKK, vil du nederst til højre på siden for din it-anskaffelse finde den blå knap 'Abonnér på ændringer. Når du har klikket på knappen, vil du få besked på mail, hver gang din it-anskaffelse opdateres i FISKK.
Leverandører vi har aftaler med
Via linket herunder finder du en liste over leverandører vi allerede har databehandleraftaler med, som betyder at sagsbehandlingstiden er kortere end ved indmeldelsen af en ny it-anskaffelse med tilhørende ny leverandør.
Ønsker du som skole at anvende en af de gældende systemer fra nedenstående liste, skal du blot sende en anmodning for godkendelse af en dataaftale, for at datastrømningen bliver koblet til din skole for det gældende it-system/værktøj.